De 4 onmisbare rollen in een Cyber crisisteam

Een cybercrisis komt altijd onverwacht. Op het moment dat systemen uitvallen of data wordt gegijzeld, moet je crisisteam functioneren als een goed geoliede machine. Onder extreme druk en met onvolledige informatie moeten snel de juiste beslissingen worden genomen.

Volgens cybersecurity-expert Kelvin Rorive is de samenstelling van je crisisteam hierin bepalend voor succes of falen. Een te groot team vertraagt de besluitvorming, terwijl een team zonder duidelijke rolverdeling al snel verzandt in chaos. In de basis zijn er vier rollen absoluut cruciaal om een cybercrisis effectief te bezweren.

Heb jij deze rollen al helder belegd binnen je organisatie? Gebruik deze checklist om de fundering van je crisisteam te controleren en te versterken.

Kelvin Rorive

CISO @ ICT Group en co-founder @ CCRC

Kelvin Rorive is cybersecurity-expert met meer dan twintig jaar ervaring in uiteenlopende security rollen, van technisch specialist tot bestuurlijk adviseur. Hij was te gast in de TReNT-podcast Oefenen met je ketenpartners, waar hij zijn visie deelde op digitale weerbaarheid in ketens. De inzichten in deze checklist zijn gebaseerd op zijn praktijkervaring.

De voorzitter

De voorzitter is de leider van het crisisteam, maar niet degene die de inhoudelijke problemen oplost. Deze rol draait om het bewaren van het overzicht, het faciliteren van het proces en het doorhakken van knopen.

Doel: het overzicht bewaren en definitieve besluiten nemen.
Kenmerk: heeft het formele mandaat om beslissingen te nemen, maar duikt bewust niet in de technische details of het crisisplan. Blijft boven de materie staan.
Wie: vaak een directielid, bestuurder of een zeer ervaren (externe) crisismanager.

Checklist:
[ ] We hebben een primaire voorzitter aangewezen met voldoende mandaat.
[ ] Er is een vervanger beschikbaar (back-up) voor het geval de voorzitter afwezig is.
[ ] De voorzitter begrijpt dat hij/zij het proces stuurt, niet de technische uitvoering.

De logger

De motor van je team. Tijdens een crisis vliegt de informatie je om de oren. De logger is de stille kracht die orde schept in deze chaos. Volgens Rorive is dit de meest ondergewaardeerde, maar misschien wel belangrijkste rol in het team [1].

Doel: het team operationeel draaiende houden en een sluitend logboek opbouwen.
Kenmerk: geeft de voorzitter voorzetjes ("we moeten nu naar de volgende stap in het plan"), bewaakt de voortgang van acties en legt alle genomen besluiten vast. Dit is cruciaal voor de verantwoording achteraf.
Wie: iemand die extreem gestructureerd, accuraat en stressbestendig is (bijv. een ervaren projectmanager of bestuurssecretaris).

Checklist:
[ ] We hebben een specifieke logger aangewezen (deze rol wordt *niet* 'erbij' gedaan door een ander teamlid).
[ ] De logger heeft direct toegang tot de benodigde middelen om besluiten en acties veilig vast te leggen, ook als de primaire IT-systemen platliggen.
[ ] De logger kent het crisisplan door en door en kan de voorzitter proactief adviseren over de volgende processtappen.

De communicatie-expert

Een cybercrisis is zelden alleen een IT-probleem; het is vaak direct een reputatiecrisis. Zodra uitlekt dat je organisatie is gehackt, kloppen journalisten, klanten en ongeruste medewerkers aan de deur. De communicatie-expert regisseert deze stroom.

Doel: regisseren van de informatiestroom naar binnen en buiten, en het beperken van reputatieschade.
Kenmerk: heeft vooraf uitgedachte scenario's klaarliggen. Bepaalt proactief wat er wel, wat er niet, en op welk moment gecommuniceerd wordt.
Wie: een ervaren woordvoerder, communicatiedirecteur of senior communicatieadviseur.

Checklist:
[ ] Er is een communicatie-expert aangewezen die direct in verbinding staat met de voorzitter.
[ ] Er liggen basisscenario's en templates klaar voor interne en externe communicatie tijdens een cyberincident.
[ ] Het is voor de hele organisatie duidelijk dat externe communicatie (inclusief contact met pers of ketenpartners) uitsluitend via deze rol verloopt.

De CISO of IT-verantwoordelijke

Hoewel een cybercrisis vaak begint in de IT-infrastructuur, leidt de IT-verantwoordelijke *niet* het crisisteam. Deze persoon levert de technische feiten, stuurt het technische herstelteam aan en vertaalt complexe problemen naar begrijpelijke keuzes voor de voorzitter.

Doel: het leveren van technische feiten, inschatten van de impact en het aansturen van het operationele IT-herstel.
Kenmerk: is een onmisbaar onderdeel van het crisisteam, maar delegeert het daadwerkelijke 'sleutelen' aan de systemen naar het operationele IT-team of externe experts.
Wie: de Chief Information Security Officer (CISO) of de IT Manager.

Checklist:
[ ] De IT-verantwoordelijke zit in het crisisteam en is vrijgespeeld van operationele herstelwerkzaamheden.
[ ] De IT-verantwoordelijke heeft een mandaat om, indien nodig, direct externe forensische of herstelexpertise in te schakelen.
[ ] Er is een duidelijke lijn tussen de IT-verantwoordelijke in het crisisteam en het operationele team dat het herstel uitvoert.

De volgende stap: oefenen en versterken

Het bepalen van de rollen is slechts het begin. De echte test van je crisisteam ligt in de werking ervan. Een team wordt pas een "zoemende motor" door te oefenen. Organiseer simulaties, leer elkaars reflexen kennen onder druk, en betrek hierin ook je belangrijkste ketenpartners.

Bovendien kan een crisisteam pas effectief opereren als de fysieke basis van je organisatie robuust is. Je kunt nog zo goed communiceren en loggen, als je infrastructuur onbetrouwbaar is, sta je met lege handen.

TReNT Glasvezel levert die basis. Met onze veilige en private dark fiber verbindingen behoud je de volledige regie over je eigen datastromen en capaciteit. Zo creëer je de noodzakelijke rust en zekerheid voor je crisisteam om zich te focussen op wat echt belangrijk is: het beschermen van de organisatie. We denken graag met je mee over de mogelijkheden, neem gerust contact met ons op.

Download de checklist

Digitale weerbaarheid voor organisaties

Kennisbank TReNT Glasvezel

Waarom een crisisplan op papier een illusie is

Podcast

Oefenen met je ketenpartners

Waarom een crisisplan op papier een illusie is

Hoe zorg je ervoor dat jouw organisatie én je partners overeind blijven tijdens een digitale crisis?

Die vraag en meer beantwoorden we in de podcast Oefenen met je ketenpartners, nu te beluisteren via Youtube en Spotify. Ewout Naafs gaat in gesprek over de harde reliateit van digitale weerbaarheid met Kelvin Rorive, CISO bij ICT Group en co-founder van het Cyber Chain Resilience Consortium.

De realiteit van digitale afhankelijkheid bij gemeenten en veiligheidsregio's.

Whitepaper

Wat als je elkaar niet meer kan bereiken?

De realiteit van digitale afhankelijkheid bij gemeenten en veiligheidsregio's.

Gemeenten en veiligheidsregio's draaien op digitale voorzieningen. Communicatie, crisiscoördinatie, besluitvorming - het is allemaal verweven met netwerken, systemen en verbindingen die dagelijks vanzelfsprekend lijken. Zolang alles werkt, is die afhankelijkheid nauwelijks zichtbaar.